Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens
1. Inleiding
- De vereenvoudigde aandelenvennootschap Colis Privé België, met maatschappelijke zetel te Kunstlaan 56, 1000 Brussel, verbindt zich in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke ertoe een beleid te voeren dat in overeenstemming is met de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
- In het kader van zijn economische activiteiten verzamelt en verwerkt Colis Privé persoonsgegevens van zijn klanten, sollicitanten, de bezoekers van zijn website, mobiele applicatie en sociale netwerken, de ontvangers van zijn e-mails en van de pakjes die door Colis Privé bezorgd worden, en van zijn zakenpartners.
- Om zijn activiteiten zo te ontwikkelen dat de rechten van personen worden geëerbiedigd, heeft Colis Privé de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens die het verwerkt te beschermen.
- Dit beleid biedt een overzicht van de verbintenissen die Colis Privé is aangegaan om persoonsgegevens te beschermen.
2. Rechtsgronden en doeleinden van onze gegevensverwerking
- Colis Privé verzamelt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
> Op basis van uw toestemming:
– om cookies op uw apparaat te installeren;
– om nieuwsbrieven naar u te sturen;
– om gerichte marketingactiviteiten van Colis Privé of partners uit te voeren.
> Op basis van precontractuele en/of contractuele verplichtingen jegens u of een klant van Colis Privé (artikel 6 b. van de AVG) en in het bijzonder om:
– pakjesbezorgingsdiensten te leveren en wijzigingen in de leveringsgegevens door te voeren;
– de diensten van Colis Privé op te volgen;
– met de begunstigden en andere partijen te communiceren over de dienstverlening;
– te antwoorden op verzoeken om (bijkomende) informatie;
– klachten te behandelen;
– geschillen te beslechten;
– overeenkomsten voor te bereiden (bijvoorbeeld het volgnummer van de zending aan uw account koppelen zodat u uw zending kunt volgen);
– uw samenwerkingsaanvraag als distributeur of bedrijf te verwerken;
– de ontvangen sollicitaties te verwerken.
> Op basis van de naleving van onze wettelijke verplichtingen. In sommige gevallen zijn we onderworpen aan bepaalde verplichtingen die ons opleggen om bepaalde gegevens te verwerken en/of over te dragen aan bij wet bepaalde autoriteiten of instanties;
> In ons gerechtvaardigd belang om uw gegevens te verwerken voor de volgende doeleinden:
– om gerichte marketingactiviteiten van Colis Privé of partners uit te voeren;
– om statistieken of tendensen te analyseren zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren;
– om de website administratief en technisch te beheren en te exploiteren;
– om eventuele fraude en misbruik te voorkomen, te detecteren en te bestrijden;
– om uw contactverzoeken te verwerken;
– om de kwaliteit van onze leveringsdienst te beoordelen.
3. Categorieën van verwerkte gegevens
- Colis Privé verwerkt de volgende persoonsgegevens over u:
- Contact op sociale netwerken:
Verplichte gegevens: naam/voornaam, opmerkingen
- Inschrijving op nieuwsbrief (bedrijven):
Verplichte gegevens: naam/voornaam, e-mailadres
Optionele gegevens: aanspreking, onderneming, functie
- Behandeling van klachten en geschillenbeslechting:
Verplichte gegevens: naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer(s), reden en details van de klacht
Optionele gegevens: voornaam, bijkomende adresgegevens
- Spontane sollicitatie of reactie op vacature:
Verplichte gegevens: aanspreking, naam/voornaam, e-mailadres, sollicitatiegegevens (cv, motivatiebrief: postadres, loopbaan, diploma enz.), bijkomend bericht
- Websitebezoek, administratief en technisch beheer van de website, preventie/detectie/bestrijding van fraude:
Verplichte gegevens: IP-adres, metagegevens (uur en datum van verbinding), cookies
- Samenwerkingsaanvraag distributeur:
Verplichte gegevens: naam van de onderneming, statuut van de onderneming, eventueel bezit van een vervoersvergunning, telefoonnummer, postadres, e-mailadres
Optionele gegevens: bijkomende adresgegevens, opmerkingen
- Samenwerkingsaanvraag/contactverzoek bedrijf:
Verplichte gegevens: naam van de onderneming, aantal pakjes per jaar, naam/voornaam van de contactpersoon, postcode, e-mailadres, telefoonnummer
Optionele gegevens: sector, functie van de contactpersoon, postadres, gemeente, behoefte/bericht
- Pakjesbezorgingsdiensten en opvolging van die diensten:
Verplichte gegevens: aanspreking, naam/voornaam, e-mailadres, telefoonnummer(s), postadres, nummer van het pakje
Optionele gegevens: bijkomende adresgegevens en plaatsnaam, bijkomende leveringsinformatie/-instructies
- (Gerichte) marketingactiviteiten:
Verplichte gegevens: commerciële prospectie: naam, voornaam, postadres, aanspreekpunt bij de klant (verzender)
- Onze website, mobiele app en sociale netwerken zijn niet bedoeld voor minderjarigen; gegevens van kinderen verzamelen we dus niet bewust.
4. Ontvangers van uw gegevens
8. De verzamelde gegevens zijn onderworpen aan geautomatiseerde verwerking en zijn bestemd voor gebruik door Colis Privé, een andere verwerkingsverantwoordelijke die uw gegevens ontvangt, een verwerker in het kader van dienstverlening voor Colis Privé (vermeld in de onderstaande tabel) en, indien vereist, voor overheidsinstanties, gerechtsmedewerkers, gerechtsdeurwaarders (naleving van onze wettelijke verplichtingen), en uitsluitend voor de doeleinden die zijn omschreven in ‘2) Rechtsgronden en doeleinden van gegevensverwerking’.
- Verwerker:
– Hopps Group: IT-ondersteuning
– Agence Homère: hosting en onderhoud van de website
– Transporteurs/Leveranciers: levering van pakjes
– Webhelp: behandeling van klachten
– Trustpilot: tevredenheidsenquêtes
- Ontvangers en verwerkingsverantwoordelijken:
– Zakenpartners
– Sociale netwerken
9. Colis Privé ziet erop toe dat enkel bevoegde personen toegang hebben tot deze gegevens.
5. Overdracht van uw gegevens
- Colis Privé zal uw gegevens alleen buiten de Europese Unie doorgeven indien die overdracht gebaseerd is op uitzonderingen voor specifieke situaties (uw toestemming, overdracht die noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract tussen u en Colis Privé of tussen Colis Privé en zijn klanten, of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn getroffen enz.).
- In dat geval kan Colis Privé uw gegevens doorgeven aan zijn verwerker Webhelp, een Franse onderneming waarvan de entiteiten die klachten behandelen zich in Madagaskar en Algerije bevinden. In het onderhavige geval heeft Colis Privé standaardcontractbepalingen met Webhelp gesloten, overeenkomstig de aanbevelingen van de Europese Commissie, zodat de overdracht in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving.
- Indien Colis Privé gegevens buiten de Europese Unie moet doorgeven buiten deze uitzonderingen of aan andere verwerkers, zal het dat slechts doen nadat het de nodige en passende maatregelen heeft getroffen om een niveau van bescherming en veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen dat gelijkwaardig is aan het niveau dat binnen de Europese Unie wordt geboden. Bovendien zal u daarvan vooraf op de hoogte gesteld worden.
6. Bewaartermijnen van uw persoonsgegevens
Colis Privé bewaart uw gegevens gedurende een periode die strikt noodzakelijk is voor de beoogde doeleinden en die in overeenstemming is met de regelgeving. De bewaartermijn kan variëren afhankelijk van de verwerkingsdoeleinden.
- Colis Privé bewaart uw gegevens gedurende een periode die strikt noodzakelijk is voor de beoogde doeleinden en die in overeenstemming is met de regelgeving. De bewaartermijn kan variëren afhankelijk van de verwerkingsdoeleinden.
- Gegevens in verband met contactverzoeken of samenwerkingsaanvragen van distributeurs en bedrijven: 3 jaar na het laatste contact
- Gegevens in verband met het verzenden van de nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft voor de nieuwsbrief
- Gegevens in verband met sollicitaties: gegevens van sollicitaties zonder gevolg worden onmiddellijk verwijderd, die van sollicitaties met gevolg worden gedurende 2 jaar na de sollicitatie bewaard
- Gegevens in verband met de pakjesbezorgingsdiensten, de opvolging van die diensten, de behandeling van klachten en geschillenbeslechting: 9 maanden na de laatste handeling aan het pakje, of na het einde van de behandeling van een klacht als er een klacht geweest is
- Gegevens die gebruikt kunnen worden voor het technische beheer van de website (inloggegevens, identiteitsgegevens): 6 maanden voor gebruikerslogs
De volgende actie wordt beschouwd als een ‘laatste contact’:
– De laatste communicatie afkomstig van de persoon die het contactverzoek ingediend heeft.
- Er wordt verduidelijkt dat deze gegevens kunnen worden bewaard volgens de verjaringsregels die van toepassing zijn op tussenarchieven en beperkte toegang om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
7. Beveiliging van uw gegevens
- Colis Privé hecht bijzonder veel belang aan de beveiliging van persoonsgegevens.
- Er worden passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te garanderen dat de gegevens zodanig worden verwerkt dat zij worden beschermd tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging, waardoor de vertrouwelijkheid of de integriteit van de gegevens zou kunnen worden aangetast.
- Bij de ontwikkeling, het ontwerp, de selectie en het gebruik van de verschillende hulpmiddelen die de verwerking van uw persoonsgegevens mogelijk maken, ziet Colis Privé erop toe dat die de verwerkte gegevens optimaal beschermen.
- Colis Privé past ook maatregelen toe die vanaf de ontwerpfase in overeenstemming zijn met de beschermingsprincipes en standaardbescherming van de verwerkte gegevens.
8. Verwerking
19. Wanneer Colis Privé een beroep doet op een dienstverlener, deelt het
pas persoonsgegevens nadat het van die laatste een belofte en garanties heeft
gekregen dat hij in staat is om aan die vereisten inzake veiligheid en
vertrouwelijkheid te voldoen. Colis Privé sluit met zijn verwerkers contracten
conform de wettelijke en regelgevende verplichtingen door de voorwaarden voor
de verwerking van persoonsgegevens door deze verwerkers contractueel vast te
leggen.
9. Uw rechten
- Colis Privé hecht bijzonder veel belang aan de eerbiediging van uw rechten in het kader van de gegevensverwerking die het uitvoert. Op die manier wilt het een eerlijke en transparante verwerking waarborgen, rekening houdend met de bijzondere omstandigheden en de context waarin uw persoonsgegevens worden verwerkt.
9.1 Uw recht op inzage
- Via dit recht krijgt u de bevestiging of uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt. Als dat inderdaad het geval is, dan heeft u het recht om een kopie van uw gegevens en informatie over u op te vragen.
9.2 Uw recht op rectificatie van uw gegevens
- U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te rectificeren of aan te vullen indien deze onnauwkeurig, onvolledig, dubbelzinnig of verouderd zijn.
9.3 Uw recht op wissing van uw gegevens
- U kunt vragen om uw persoonsgegevens te laten wissen als een van de volgende redenen van toepassing is:
– de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
– u trekt de eerder gegeven toestemming in;
– u maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
– de gegevensverwerking verloopt niet conform de bepalingen in de wetgeving en de toepasselijke regelgeving.
- Graag vestigen we uw aandacht op het feit dat het recht om gegevens te wissen geen algemeen recht is, en alleen kan worden uitgeoefend indien er sprake is van de rechtsgronden die genoemd zijn in de toepasselijke regelgeving.
- Indien er van deze rechtsgronden geen sprake is, kan Colis Privé uw verzoek niet inwilligen; dat is het geval indien het de gegevens moet bewaren op grond van een wettelijke of reglementaire verplichting, of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een rechtsvordering.
9.4 Uw recht op de beperking van de gegevensverwerking
- U kunt vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in de gevallen die door de wet- en regelgeving bepaald worden.
9.5 Uw recht van bezwaar tegen de gegevensverwerking
- U hebt het recht om te allen tijde, op grond van redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de rechtsgrondslag het gerechtvaardigde belang is.
- Indien u een dergelijk recht van bezwaar uitoefent, zal Colis Privé ervoor zorgen dat het uw persoonsgegevens in verband met de betreffende verwerking niet langer verwerkt, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen om deze verwerking voort te zetten. Die redenen moeten zwaarder wegen dan uw belangen en rechten en vrijheden, of de verwerking moet gerechtvaardigd zijn met het oog op de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
9.6 Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid
- U hebt recht op de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Let wel, dat is geen algemeen recht. Niet alle gegevens van alle verwerkingen zijn immers overdraagbaar en dit recht heeft alleen betrekking op geautomatiseerde verwerkingen, niet op handmatige of papieren verwerkingen.
- Dit recht is beperkt tot verwerkingen waarbij uw toestemming of de uitvoering van precontractuele maatregelen of een contract de rechtsgrondslag vormt.
- Het recht op overdraagbaarheid mag geen inbreuk maken op de rechten en vrijheden van derden, zoals diegene die worden beschermd door het bedrijfsgeheim.
9.7 Uw recht om uw toestemming in te trekken
- Indien onze gegevensverwerking op uw toestemming is gebaseerd, kunt u deze te allen tijde intrekken. Colis Privé zal dan ophouden uw gegevens te verwerken zonder dat dit gevolgen heeft voor de eerdere handelingen waarmee u hebt ingestemd.
9.8 Het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit
- In het kader van zijn activiteiten kan Colis Privé geautomatiseerde gegevensverwerking toepassen. U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd en waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden, behalve wanneer een dergelijk besluit onontbeerlijk is voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst, of bij wet is toegestaan.
9.9 Het recht om een klacht in te dienen
- U hebt het recht om een klacht in te dienen bij Cnil (3 Place de Fontenoy 75007 Parijs) op het Franse grondgebied.
9.10 Uw recht om richtlijnen voor na uw overlijden op te stellen
- U hebt de mogelijkheid om specifieke richtlijnen te definiëren met betrekking tot het bewaren, verwijderen en delen van uw persoonsgegevens bij onze diensten na uw overlijden, volgens de voorwaarden die hieronder worden gedefinieerd. Die specifieke richtlijnen hebben alleen betrekking op de verwerking die wij verrichten, en blijven tot dit gebied beperkt.
9.11 Manieren waarop u uw rechten kunt uitoefenen
- Vragen over het uitoefenen van uw rechten kunt u mailen naar het adres infobelux@colisprive.com. Gelieve daarbij uw identiteit op enigerlei wijze te bewijzen.
Dit e-mailadres is niet bedoeld om sollicitaties of vragen over de levering van uw bestellingen te ontvangen, of om uw klachten te behandelen. Gelieve voor dergelijke vragen contact op te nemen met de klantendienst.
10. Wijzigingen aan het huidige document
- We nodigen u uit om dit beleid regelmatig op onze website te raadplegen. Het kan immers op ieder moment bijgewerkt worden.
